Antes de iniciar.
En el sistema de control de visitantes, todo empleado o usuario registrado asume el rol de anfitrión (o host). Si la administración le otorga permisos de autoservicio (self-service), el anfitrión podrá acceder directamente a la plataforma para programar y gestionar las reservas de sus visitantes
La asignación de niveles de acceso, es exclusivo de los administradores.
ADMINISTRADOR.
Desde el perfil de algún administrador, asigna el permiso de autoservicio Self-Service a los empleados; para ello, dirígete al panel de Persona, desde la administración principal e ingresa al perfil del usuario.
Activa el permiso y asigna una contraseña (Guarda los cambios al concluir). Esta contraseña debe ser cambiada por el usuario despues del primer de inicio de sesión.
EMPLEADO.
Se le proporciona el ID y la contraseña asignada; así como, la dirección de acceso al software: la IP del servidor (en red local) o dirección si se ha publicado (DNS).
Una vez que ingrese la dirección de HIKCENTRAL en el navegador y tenga la ventana de inicio (solamente para cliente WEB), debe seleccionar la opción de Self-Service; y posteriormente ingresar el ID y la contraseña.
Una vez que asigne la nueva contraseña y se encuentre dentro del panel, debe dirigirse a la ruta Aplicar > Reserva de visitante > Reservar (Apply > Visitor Reservation > Reserve).
En esta nueva ventana se deberá realizar la solicitud, ingresando los datos del visitante. Nota: El nombre del empleado se asigna automáticamente en el campo Host (no es editable).
Después de ingresar el nombre del visitante, periodo de vigencia, fotografía y la fotografía de alguna identificación; y demás datos personales, debe finalizar dando clic en Reservar (Reserve).
IMPORTANTE: Los permisos de acceso (Nivel de acceso) del Host, no se asignan a los visitantes. Este permiso lo asigna el administrator al realizar el Check IN (visitante en recepción).
VISITANTE
Aprobación automática de la reservación.
Con esta opción activa en el software, todas las reservaciones serán aceptadas automáticamente otorgando un Código de Reserva, el cual se debe proporcionar al administrador para realizar el Chek IN. Para este ejemplo es: 4785.
2. Check in de Visita aprobada.
Si la función de notificaciones por correo electrónico está habilitada y el anfitrión registró la dirección del visitante, el sistema enviará automáticamente un mensaje de confirmación al momento de aprobar la reserva. Dicho mensaje incluye un código que el visitante deberá presentar al administrador o al personal de recepción.
Una vez que el administrador ingrese el número de reserva, teléfono o ID y haga clic en "OK", el sistema desplegará la información del visitante. En este apartado, será posible editar los detalles de la visita en caso de ser necesario; por ejemplo, para asignar un nivel de acceso específico, como la entrada a una sala en particular o a un piso determinado a través de los elevadores. De otro modo, simplemente pueda dar clic en Check IN.
En la siguiente imagen se muestra como ejemplo la asignación del nivel de acceso al editar el perfil y posteriormente hacer el Check IN:
