Flujo de Gestión de Visitantes en HikCentral Professional.
El módulo de visitantes de HikCentral Professional ofrece una gestión integral y segura del flujo de personas externas a la organización. A continuación, se detalla el proceso operativo estándar:
1. Creación de la Reserva.
El proceso inicia con la solicitud de una visita, la cual puede generarse a través de tres métodos:
Autorregistro del visitante: El invitado genera su propia solicitud a través de un portal web.
Autoservicio del empleado: El anfitrión (empleado) registra la visita directamente desde su portal personal en el sistema.
Gestión administrativa: Un administrador del sistema crea la reserva de forma manual.
2. Proceso de Aprobación.
Una vez generada la solicitud de reserva en el sistema, el flujo de aprobación puede configurarse de dos maneras:
Aprobación automática: El sistema valida y acepta la solicitud de forma inmediata (sin opción de rechazo), generando y enviando automáticamente el código de reserva al visitante.
Aprobación manual: Un administrador evalúa la solicitud. En este caso, tiene la facultad de aprobarla (lo que detona la generación del código de reserva) o rechazarla.
3. Notificación al Visitante.
Tras la aprobación (automática o manual), el visitante recibe una confirmación por correo electrónico. Esta notificación incluye un código de reserva y un código QR, el cual puede ser proporcionado como un enlace a un QR dinámico o como una imagen estática.
4. Proceso de Ingreso (Check-in).
Al presentarse en recepción, el personal de seguridad o recepción utiliza el cliente web de HikCentral para procesar la entrada. Existen dos escenarios posibles:
Visitantes con reserva previa: El operador busca el código de reserva en el sistema, confirma o ajusta los niveles de acceso correspondientes y ejecuta el Check-in.
Visitantes sin reserva (Walk-ins): El operador registra los datos del visitante en el momento, le asigna los niveles de acceso necesarios e inmediatamente realiza el Check-in.
5. Control de Acceso en las Instalaciones.
Una vez completado el Check-in, el visitante cuenta con autorización para transitar por las áreas permitidas. Utilizando su código QR (ya sea digital desde su correo o impreso en recepción), el usuario puede autenticarse en los distintos puntos de control del recinto, tales como terminales biométricas, las cuales controlan barreras vehiculares o sistemas de control de ascensores.
6. Salida y Revocación de Permisos (Check-out).
Al concluir la visita, el personal de recepción registra la salida (Check-out) en el sistema. Esta acción revoca de manera automática e inmediata todos los permisos de acceso previamente otorgados, garantizando la seguridad de las instalaciones.
