Debe realizar estos pasos en el siguiente orden:
Paso 1.- Registro de los datos de la institución hotelera.
En la sección System Setting > Hotel Information, se desplegará la sección para llenar los datos de este establecimiento figura 1 ).
Figura 1. Edición de la información para la institución hotelera.
Paso 2.- Creación del certificado de acceso para sus huéspedes.
Para brindar acceso a la habitación (CHECK IN), deberá crear un Certificado de uso al huésped, en la ruta System Setting > Certificate Type (Figura 2).
Figura 2. Sección para la creación del certificado del usuario NECESARIO para realizar CHECK IN.
Paso 3.- Declaración y creación del edificio, pisos y habitaciones.
Declare el edificio (o edificios); y dentro de cada edificio los pisos que existan en su instituto (Figura 3), en la ruta Room Management > Building Floor Setting.
Figura 3. Declaración del edificio y los pisos en HOTEL MANAGER.
Establezca el tipo de habitación (Individual, Doble, King size, etc.). Así como, el costo de cada uno y/o cargos por uso de tiempo extra (Figura 4).
Figura 4. Clasificación del tipo de habitaciones en HOTEL MANAGER.
A continuación, debe crear las habitaciones (Room Management > Room Settings) y aplicar la clasificación antes definida. Recuerde ingresar a las habitaciones dentro del piso correspondiente (Figura 5).
Figura 5. Creación y clasificación de habitaciones en HOTEL MANAGER.
Paso 4.- Creación de las tarjetas de configuración / sincronización.
Existen diferentes tipos de tarjetas que cumplen distintas funciones, pero estas tarjetas nos van a ayudar a implementar el control de acceso a las habitaciones (Figira 6).
Figura 6. Tipos de tarjeta en el software HOTEL MANAGER.
De forma muy básica, se van a emplear 5 tarjetas diferentes, las cuales son:
1.- Tarjeta de Autorización (Authorised Card).
2.- Tarjeta de Sincronización de Tiempo (Time Sync Card).
3.- Tarjeta para sincronizar el número de Habitación (Room Card).
4.- Tarjeta llave (Al hacer Check vincula el certificado de usuario con el número de habitación).
5.- Tarjeta de Salida de Huésped (Guest Exit Card).
Para crearlas requiere encoder conectado y en línea con el software. Posteriormente debe seleccionar el tipo de tarjeta y grabarla en la memoria de la tarjeta (Figura 7).
Figura 7. Tarjeta presente sobre el encoder.
Paso 5.- Sincronización de la información a las cerraduras.
Nota: Al presentar las tarjetas frente a una cerradura, la lectura correcta se acompaña de un destello de led verde como confirmación a la recepción de la información, El destello en rojo acompañado de una serie de beeps indica que la información no fue recibida ni registrada en la cerradura.
Las tarjetas se presentan en el área del lector de cada cerradura, en el orden que se muestra en la tabla 1:
Tabla 1. Características de las tarjetas de sincronización para control de acceso en HOTEL MANAGER.
Tipo de Tarjeta | Función | ¿Cómo emplearla? |
Tarjeta de Autorización | Autoriza a la cerradura trabajar para nuestra institución. | Debe ser la primera tarjeta en ser presentada frente a la cerradura. |
Tarjeta De sincronización de Tiempo | Sincroniza la hora del servidor hacia la cerradura. | Segunda tarjeta en ser presentada frente a una cerradura. Considere las tolerancias de desfase de tiempo con base en su institución. |
Tarjeta de Habitación | Graba el número de habitación en una cerradura. | Tercera tarjeta en ser presentada frente a una cerradura. |
Tarjeta llave | Brinda acceso del huésped a la habitación | Debe ser presentada por el huésped, despues de un CHECK IN. |
Tarjeta de Salida de Huésped | Borra acceso del huésped a la habitación al eliminar todas las tarjetas llave de la cerradura | Esta tarjeta se emplea para borrar tarjetas después de cada CHECK OUT. |